【Excel】テーブル機能の作り方、使い方

こんにちは。新人エンジニアの前山です。

Excelにはテーブルという機能があります。使われることは多くはありませんが、使いこなせれば書式設定、フィルター設定、集計などの一覧表作成で定型となっている作業をワンタッチで完了させることができます。

テーブルとは

テーブルとはExcelで一覧表の作成をする際、補助してくれる機能です。書式や計算式をそろえてくれたり、レイアウトも規定の物から選べたりと、一覧表作成の強い味方です。

テーブルのメリット

• レイアウト設定を自動で行ってくれるため、複数人が別々に作成した一覧表のレイアウトを自動的に統一させられる。
• 計算式で値を求めている場合、新しい行を挿入したときに自動で計算式の入力が行われる。
• 一覧表の範囲がわかりやすく、自動で拡張される。
• ソート、フィルターが簡単に行われる。
• シート名とセル番号以外で参照できるため、どの値を使用しているかがわかりやすい。

 テーブルの作り方

1.範囲選択

テーブル化したい一覧表の範囲を選択します。この時、列名は含めますが、表名は含めません。

2.ホーム＞テーブルとして書式設定＞レイアウトの選択

レイアウトは後から変更できます。レイアウトで変わるのは見た目のみであり機能は変わりありません。自動で選択したレイアウトが設定され、フィルターも付きます(後でフィルターなしに切り替えられます)。 

3.名前の設定

セルの参照を行う時の名前を設定します。初期値として「テーブルn」(nは連番)が付加されます。セルの参照を行わない場合は初期値のままで構いません。

4.テーブルの完成

テーブルの操作

追加

一番下に追加

テーブルの1行下にデータ入力をするとテーブルが自動拡張され、テーブルにデータが追加されます。

テーブル中に式があった場合は自動で入力されます。

真ん中に追加

カーソルを、データを挿入したい位置に置き、ホーム＞挿入をクリックします。

空白行が追加されます。

更新

テーブルは通常のセルと同じようにデータの編集ができます。

計算式も更新されます。

削除

ホーム＞削除ボタンでテーブルを1行削除できます。

参照

テーブル中のデータは、テーブル作成時につけた名前で参照できます。セル番号を利用した参照も可能です。

テーブル全体の参照

テーブル名をそのまま指定するとテーブル全体の参照となります。VLOOKUPなどが見やすくなります。

列の参照

テーブル名の後に[]でくくった列名を指定すると、列データを参照できます。

値の参照

列名の前に”@”をつけて列の参照を行うと、同列の指定項目の値が参照されます。

ソート

列名の隣にある「▼」を押すとソートとフィルターのメニューが表示されます。昇順、降順でソートが可能です。

フィルター

列名の隣にある「▼」を押すとソートとフィルターのメニューが表示されます。指定の値のみ表示させたり、250点以上のみ表示、といった操作が可能です。

集計

デザイン＞テーブルスタイルのオプション＞集計行のチェックを入れると集計行が表示されます。

合計、平均、最大、最小、件数などいろいろな集計が行えます。

テーブルの解除

テーブルを解除する

デザイン＞ツール＞範囲に変換をクリックすると、インフォメーションダイアログが表示されます。

このダイアログで「はい」を押すとテーブルが解除されます。

レイアウトはそのままですが、テーブルが解除されました。

レイアウトを解除する

ホーム＞クリア＞書式のクリアをクリックすると、レイアウトも全て解除できます。

作成上のルール

テーブル名をつける

他の表から参照される可能性があるため、できるだけテーブル名はつけた方がよいです。テーブル1、テーブル2、テーブル3、・・・といった名前がたくさんあるとどれが何のテーブルなのわかりにくくなります。

項目名をつける

項目名を省略すると「列1」、「列2」といった名前が自動で割り振られます。作成者以外が見たとき、後から確認したときに何のデータかわからなくなるため、項目名はすべての列に指定した方がよいです。

データは1件1行

データは全て1行1件を前提に作成されます。2行1件のデータがあっても1行1件として扱われます。複数行で1件のデータをソートをすると、データがばらばらになる可能性があります。

セル結合不可

セルの結合はできません。テーブル化前に結合していても解除されます。解除された場合、入力データは左上のセルに全て引き継がれます。

列数はすべての行で一致

列数はすべてのデータで同一として扱われます。

以下の画像のような表をテーブル化すると、もっとも列数が多い行に合わせて列名が付加されます。